NDA e accordo di riservatezza per agenzie: clausole e fac simile

L’accordo di riservatezza è il documento più scaricato e meno adattato di tutta la contrattualistica d’impresa. I modelli in circolazione sono quasi tutti generalisti: parlano di «informazioni commerciali, tecniche e finanziarie» e si fermano lì. Nel lavoro digitale questa formula lascia fuori esattamente le informazioni che contano.

Quando un’agenzia entra in un rapporto con un cliente riceve credenziali di accesso a siti, account pubblicitari e strumenti di misurazione; vede liste di contatti; conosce costi di acquisizione, margini e tassi di conversione; legge piani editoriali e calendari di lancio non ancora pubblici. Sono tutte informazioni il cui valore è evidente e che un accordo generico non nomina mai.

Che cos’è e a cosa serve davvero

L’accordo di riservatezza serve a tre cose. La prima è dichiarare che certe informazioni sono riservate, così che chi le riceve non possa sostenere di non averlo saputo. La seconda è delimitare l’uso: le informazioni si possono usare solo per la finalità concordata, non per altre attività e non a favore di terzi. La terza è stabilire cosa accade alla fine, cioè restituzione o distruzione e revoca degli accessi.

Non serve invece a impedire che qualcuno impari facendo. La conoscenza che una persona acquisisce lavorando resta sua: un accordo che pretendesse il contrario sarebbe ineseguibile e probabilmente inefficace. La distinzione utile è fra il know-how generale, che circola con le persone, e le informazioni specifiche del cliente, che non devono circolare affatto.

Va infine chiarito quando serve. Un accordo di riservatezza ha senso nella fase di valutazione — una gara, un incarico che si sta discutendo, uno scambio preliminare — e quando la collaborazione non è ancora regolata da un contratto che contenga già una clausola di riservatezza. Se il contratto principale esiste ed è ben scritto, un accordo separato aggiunge poco.

Le clausole che fanno davvero la differenza

1. L’elenco specifico delle informazioni

È la clausola che trasforma un modello generico in un documento utile. L’elenco dovrebbe nominare espressamente: credenziali, chiavi e configurazioni; elenchi di clienti, contatti e liste di destinatari; dati di performance come spesa pubblicitaria, costo di acquisizione, tassi di conversione e margini; strategie, piani editoriali e materiali non ancora pubblicati; metodologie e modelli di documento sviluppati da una delle parti; condizioni economiche e trattative in corso.

Va aggiunto che non è necessario che le informazioni siano contrassegnate come riservate: la qualificazione discende dalla loro natura. È una precisazione importante, perché nella pratica quotidiana nessuno appone etichette sui messaggi che scambia.

2. Il divieto di immettere informazioni in sistemi di terzi

È la clausola che oggi manca in quasi tutti gli accordi in circolazione ed è quella con il rischio più concreto. Incollare in uno strumento esterno un listino, una lista clienti o un documento strategico è un gesto che richiede due secondi, viene fatto senza pensarci e può costituire di per sé una divulgazione, a seconda di cosa le condizioni d’uso di quel servizio consentono al fornitore di farne.

La formulazione utile vieta l’immissione di informazioni riservate in sistemi o servizi di terzi, compresi i sistemi di intelligenza artificiale generativa, senza consenso scritto e senza aver verificato che le condizioni d’uso non consentano al fornitore di utilizzare i dati per finalità proprie. Non è un divieto ideologico sull’uso di questi strumenti: è una verifica preventiva su quali strumenti e con quali dati.

3. La gestione delle credenziali

Le credenziali meritano un comma dedicato perché non sono un’informazione come le altre: sono una chiave. L’accordo dovrebbe prevedere l’obbligo di conservarle con misure adeguate, di non condividerle su canali non protetti e di richiederne la revoca al termine dell’utilizzo.

Quest’ultimo punto è quello che nella pratica non viene mai fatto. Alla fine di una collaborazione le utenze restano attive per mesi o per anni, spesso su account che nessuno controlla più. Prevedere l’obbligo di chiederne la revoca sposta la responsabilità su chi esce, che è la parte che sa quali accessi ha.

4. Cosa non è riservato

Le esclusioni non sono un cedimento, sono ciò che rende l’accordo credibile e applicabile. Non sono riservate le informazioni già pubbliche, quelle già legittimamente possedute prima della comunicazione, quelle ottenute da terzi non vincolati e quelle sviluppate autonomamente. Va aggiunta la divulgazione imposta dalla legge o dall’autorità, con l’obbligo di informare l’altra parte ove possibile.

Un accordo senza esclusioni non protegge di più: rende soltanto più facile sostenere che è eccessivo e quindi contestarlo.

5. La durata degli obblighi

È uno dei pochi punti realmente negoziabili. Termini molto lunghi rendono l’accordo difficile da rispettare nella pratica e poco credibile; termini brevi lo rendono inutile su informazioni che conservano valore nel tempo, come listini e metodologie. Nei rapporti fra imprese l’intervallo più frequente è fra tre e cinque anni dalla cessazione.

Va distinta la durata dell’accordo dalla permanenza degli obblighi: l’accordo può scadere, ma la riservatezza sulle informazioni già ricevute deve sopravvivere. Sono due termini diversi e vanno scritti separatamente.

6. La non sollecitazione, che è un’altra cosa

Spesso viene inserita nello stesso documento ma è una clausola distinta e va valutata a parte: limita la libertà delle persone che lavorano nelle due organizzazioni, non la circolazione di informazioni. Se la si inserisce, conviene circoscriverla a chi è effettivamente coinvolto nel progetto, per un periodo contenuto, e con l’eccezione per le candidature spontanee e per gli annunci rivolti al pubblico.

Reciproco o unilaterale

Un accordo unilaterale vincola solo chi riceve le informazioni ed è la forma corretta quando lo scambio è a senso unico — per esempio quando un’azienda apre i propri dati a un fornitore in fase di valutazione. Un accordo reciproco vincola entrambe ed è più adatto quando anche il fornitore comunica informazioni proprie: metodologie, condizioni economiche, dati su altri progetti.

Nella pratica delle agenzie il reciproco è quasi sempre la forma giusta, perché nel corso di una trattativa entrambe le parti finiscono per scoprire qualcosa dell’altra. Firmare un unilaterale quando lo scambio è reciproco significa accettare un obbligo senza ricevere la corrispondente tutela.

Cosa l’accordo di riservatezza non copre

Un equivoco frequente merita di essere chiarito: l’accordo di riservatezza non sostituisce l’atto di nomina a responsabile del trattamento. Sono due documenti con funzioni diverse. Il primo protegge il valore commerciale delle informazioni; il secondo disciplina il trattamento dei dati personali secondo l’articolo 28 del Regolamento europeo, con obblighi specifici su istruzioni, misure di sicurezza, sub-responsabili e cancellazione.

Quando l’agenzia tratta dati personali per conto del cliente — e succede quasi sempre — servono entrambi. Ne parliamo nella guida alla nomina a responsabile del trattamento, dove trovi il fac-simile dedicato.

Gli errori che si vedono più spesso

Il primo è usare un modello generalista che non nomina credenziali, liste e dati di performance.

Il secondo è firmare un unilaterale quando lo scambio è reciproco.

Il terzo è inserire una penale sproporzionata, che può essere ridotta dal giudice e che nel frattempo rende l’accordo più difficile da far firmare.

Il quarto è non prevedere nulla sulle credenziali, che è l’informazione più delicata di tutte.

Il quinto è ritenere che copra anche i dati personali, e quindi non predisporre l’atto di nomina.

Come usare il fac-simile

Il documento è pensato per essere compilato. L’allegato — che nessun modello generico ha — serve a delimitare cosa viene effettivamente condiviso: finalità dello scambio, categorie di informazioni per ciascuna parte, persone autorizzate ad accedere, sistemi e credenziali condivise, canale di scambio concordato. Compilarlo richiede dieci minuti e rende l’accordo molto più difficile da contestare.

Se l’accordo precede una collaborazione che poi si concretizza, i documenti che vengono dopo sono i contratti dedicati: consulenza web marketing, consulenza SEO, gestione dei social, gestione delle campagne.

Gli altri fac-simile per chi lavora nel digitale

Tutti i modelli sono in PDF e in Word editabile, con download libero e una guida che spiega le clausole una per una: Contratto influencer · Contratto di consulenza SEO · Contratto social media manager · Contratto di realizzazione sito web · Contratto gestione campagne pubblicitarie · Contratto di consulenza web marketing · Contratto di sviluppo ecommerce · Contratto di manutenzione sito web · Nomina a responsabile del trattamento (GDPR) · Liberatoria per immagine, foto e video · Cessione dei diritti su contenuti e grafiche · Modello di preventivo e proposta commerciale. L’indice completo è nella pagina modelli e fac-simile di contratto.

Domande frequenti

Avvertenza: il fac-simile e i contenuti di questa pagina hanno finalità informativa e divulgativa. Si tratta di un modello generico, non calibrato su un caso concreto: non costituisce un parere legale e non sostituisce l’assistenza di un professionista abilitato. La soluzione migliore resta sempre rivolgersi a uno studio legale specializzato in diritto digitale e contrattualistica d’impresa, che possa redigere un documento cucito su misura sulle caratteristiche del progetto, sul tipo di cliente e sul livello di rischio che si è disposti ad assumersi. Gli aspetti fiscali e previdenziali vanno sottoposti al proprio commercialista.