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Un preventivo è il documento con cui un’agenzia perde più lavori di quanti ne perda per il prezzo. Non perché il prezzo non conti, ma perché la maggior parte delle proposte è costruita in modo da rendere il prezzo l’unica cosa confrontabile: un elenco di attività, un totale, una firma. Messe una accanto all’altra, tre proposte così si distinguono solo per la cifra in fondo.
Questo modello è costruito sull’ordine inverso, che è quello in cui un cliente legge davvero: prima vuole capire se hai compreso il suo problema, poi cosa proponi di fare, poi quanto costa. È una differenza di struttura, non di stile, e cambia il tipo di conversazione che segue.
Perché la prima sezione è la più importante
La sezione di apertura descrive la situazione del cliente come è emersa dagli incontri: cosa fa, a chi si rivolge, quali risultati sta ottenendo oggi, quale problema ha portato alla richiesta. Con le sue parole e i suoi numeri, non con formule generiche.
Serve a due cose. La prima è dimostrare di aver ascoltato, il che è più raro di quanto sembri e produce un effetto immediato su chi legge. La seconda è verificare di aver capito: se il cliente corregge la descrizione, la correzione arriva prima che tu abbia impostato il lavoro sul presupposto sbagliato.
C’è anche un effetto secondario utile. Se non riesci a scrivere questa sezione, di norma significa che manca ancora un incontro. È un buon indicatore per capire quando una proposta è prematura, e mandarne una prematura è il modo più efficace per essere confrontati solo sul prezzo.
Le sezioni che fanno la differenza
1. Le quantità, non solo le attività
«Gestione social» può significare quattro contenuti al mese o venti. «SEO» può significare due ore o due giornate. Un elenco di attività senza quantità non è un perimetro: è una lista di aspettative, e le aspettative non delimitate crescono.
La forma utile è una tabella con quattro colonne: attività, cosa comprende, quantità o limite, quando. Compilarla costringe a fare i conti prima di mandare la proposta, che è esattamente il momento in cui conviene farli.
2. Che cosa non è compreso
È la sezione che i professionisti omettono per timore di sembrare rigidi, ed è quella che protegge il margine. Produzione fotografica e video, stesura dei testi, traduzioni, licenze e abbonamenti, budget pubblicitario, redazione dei testi legali, sviluppo di funzioni non descritte, formazione oltre le ore indicate: ogni voce non nominata verrà data per compresa.
Scriverla non irrigidisce la trattativa, la anticipa. Un’esclusione letta nella proposta è una conversazione fatta prima; la stessa esclusione spiegata a lavoro avviato è un conflitto, e per giunta un conflitto in cui hai torto agli occhi del cliente.
3. Che cosa serve da parte del cliente
È la sezione che quasi nessuna proposta contiene e che determina se i tempi verranno rispettati. Accessi e credenziali, materiali, un referente unico con potere di approvazione, riscontri entro un numero di giorni definito, informazioni su vincoli e altri fornitori: tutto con una data.
Va accompagnata dalla clausola che collega le due cose: i tempi indicati decorrono dalla consegna completa di quanto sopra e si intendono prorogati per un periodo pari all’eventuale ritardo. È la frase che, mesi dopo, evita la discussione su chi ha fatto slittare il progetto.
4. Gli indicatori, qualificati correttamente
Indicare come si misureranno i risultati aumenta la credibilità della proposta, ma va fatto con una precisazione: gli indicatori sono riferimenti condivisi per la lettura dei risultati, non obbligazioni contrattuali, perché l’esito dipende anche da fattori che il fornitore non controlla.
Per ciascun indicatore vanno indicati la fonte del dato e il valore attuale. Il valore attuale è la parte che molti saltano e che rende la proposta molto più solida: senza un punto di partenza, qualsiasi risultato futuro è indiscutibile e quindi invalutabile.
5. Le condizioni, che rendono la proposta un documento vincolante
Una proposta accettata per iscritto può valere come contratto. È il motivo per cui la sezione delle condizioni esiste e per cui vale la pena scriverla una volta con attenzione e poi mantenerla stabile.
Le voci essenziali sono dodici: validità della proposta; modalità di perfezionamento; natura delle prestazioni, con la distinzione fra obbligazioni di mezzi e consegna di opere determinate; perimetro; cooperazione del cliente con l’effetto del ritardo; titolarità delle risorse digitali; proprietà dei materiali e file sorgente; protezione dei dati; riservatezza; recesso; responsabilità; legge e foro.
Vale la pena aggiungere la pagina di accettazione con la doppia sottoscrizione per le clausole che la richiedono. Trasforma un documento commerciale in uno strumento utilizzabile, senza doverne redigere un secondo.
Scarica il modello — edizione agosto 2026
5 pagine, 10 sezioni con le condizioni pronte da adattare e la pagina di accettazione. PDF per vedere l’impaginazione, Word per compilarlo e riutilizzarlo.
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Download libero, nessuna registrazione richiesta. Fac-simile generico a scopo informativo: non è un parere legale e non sostituisce l’assistenza di uno studio legale specializzato.
Presentare più opzioni: quante e come
Affiancare due o tre opzioni con la stessa struttura di voci sposta la conversazione da «quanto costa» a «quale delle tre», che è una domanda molto più favorevole. Perché funzioni servono due accorgimenti: le opzioni devono essere realmente diverse per perimetro e non solo per prezzo, e devono essere confrontabili riga per riga.
Oltre tre opzioni l’effetto si inverte e la scelta si blocca. Se il cliente ha bisogno di più varianti, di norma significa che la fase di ascolto non è finita.
Gli errori che si vedono più spesso
Il primo è partire dal listino. Una proposta che si apre con l’elenco delle attività è un preventivo, e i preventivi si confrontano sul prezzo.
Il secondo è l’assenza delle esclusioni, che è la scelta che costa di più nel corso del progetto.
Il terzo è non indicare la validità: una proposta senza scadenza viene ripescata mesi dopo con prezzi che nel frattempo sono cambiati.
Il quarto è promettere risultati invece di descrivere il lavoro e gli indicatori con cui si leggerà.
Il quinto è scrivere per chi decide dimenticando chi legge per primo, che spesso è una persona diversa e con criteri diversi.
Come usare il modello
Il documento è pensato per diventare il tuo modello ricorrente. La sezione delle condizioni va letta una volta, adattata al tuo modo di lavorare e poi tenuta ferma: è quella che, nel tempo, evita la maggior parte dei conflitti. Le altre sezioni si riscrivono per ogni cliente, ed è giusto che sia così.
Quando la proposta viene accettata e il rapporto è di una certa consistenza, conviene affiancare un contratto vero e proprio richiamando la proposta come allegato tecnico. Sul sito trovi i fac-simile dedicati per la consulenza web marketing, la consulenza SEO, la gestione dei social, la realizzazione di un sito e la gestione delle campagne.
Per la parte di merito, sul blog trovi come distribuire il budget fra i canali, quali indicatori monitorare e come misurare il ritorno sull’investimento, che sono i contenuti da cui si ricavano le sezioni sugli obiettivi e sulla misurazione.
Gli altri fac-simile per chi lavora nel digitale
Tutti i modelli sono in PDF e in Word editabile, con download libero e una guida che spiega le clausole una per una: Contratto influencer · Contratto di consulenza SEO · Contratto social media manager · Contratto di realizzazione sito web · Contratto gestione campagne pubblicitarie · Contratto di consulenza web marketing · Contratto di sviluppo ecommerce · Contratto di manutenzione sito web · Accordo di riservatezza (NDA) · Nomina a responsabile del trattamento (GDPR) · Liberatoria per immagine, foto e video · Cessione dei diritti su contenuti e grafiche. L’indice completo è nella pagina modelli e fac-simile di contratto.
Domande frequenti
Un preventivo accettato vale come contratto?
Può valere, se contiene gli elementi essenziali dell’accordo e viene accettato per iscritto. È proprio per questo che la sezione delle condizioni non è un accessorio: diventa parte integrante del rapporto. Per collaborazioni complesse o di valore rilevante conviene comunque affiancare un contratto vero e proprio, richiamando la proposta come allegato tecnico.
Quanto deve essere lungo un preventivo?
Abbastanza da contenere contesto, perimetro con le quantità, esclusioni, tempi, investimento e condizioni: nella pratica quattro o cinque pagine. Le proposte molto lunghe non vengono lette, quelle di una pagina non delimitano nulla. Il criterio utile non è la lunghezza ma la presenza delle sezioni che evitano conflitti.
Conviene indicare il prezzo nella prima pagina?
No. Un cliente che legge il prezzo prima di aver capito cosa comprende lo valuta senza contesto, e l’unica cosa che può fare è confrontarlo. Mettere il prezzo dopo la descrizione del problema e della soluzione non è una tattica di vendita: è l’ordine in cui l’informazione diventa comprensibile.
Quante opzioni presentare?
Due o tre, realmente diverse per perimetro e confrontabili riga per riga. Affiancarle sposta la conversazione da «quanto costa» a «quale delle tre», che è una domanda più favorevole. Oltre le tre l’effetto si inverte: la scelta si blocca e il cliente rinvia.
Devo scrivere anche cosa non è compreso?
Sì, ed è la sezione che i professionisti omettono più spesso per timore di sembrare rigidi. Ogni voce non nominata verrà data per compresa. Un’esclusione letta nella proposta è una conversazione fatta prima; la stessa esclusione spiegata a lavoro avviato è un conflitto in cui, agli occhi del cliente, hai torto.
Per quanto tempo deve essere valida una proposta?
Un termine fra i quindici e i trenta giorni è il più diffuso e ha una funzione pratica: senza scadenza una proposta viene ripescata mesi dopo, con prezzi e disponibilità che nel frattempo sono cambiati. Indicarlo non è una pressione commerciale, è una condizione di lavoro ragionevole.
Posso promettere risultati nel preventivo?
Meglio descrivere il lavoro e indicare gli indicatori con cui verrà letto, qualificandoli come riferimenti condivisi e non come obbligazioni. Nella maggior parte dei servizi digitali l’esito dipende anche da fattori che il fornitore non controlla, e una promessa di risultato assume un impegno che non è governabile.
Posso usare questo modello così com’è?
La struttura sì, ed è pensata per essere riutilizzata. Le condizioni della sezione finale vanno lette una volta con attenzione e adattate al tuo modo di lavorare: poiché una proposta accettata può valere come contratto, vale la pena farle verificare da uno studio legale specializzato prima di adottarle come modello ricorrente.
Avvertenza: il fac-simile e i contenuti di questa pagina hanno finalità informativa e divulgativa. Si tratta di un modello generico, non calibrato su un caso concreto: non costituisce un parere legale e non sostituisce l’assistenza di un professionista abilitato. La soluzione migliore resta sempre rivolgersi a uno studio legale specializzato in diritto digitale e contrattualistica d’impresa, che possa redigere un documento cucito su misura sulle caratteristiche del progetto, sul tipo di cliente e sul livello di rischio che si è disposti ad assumersi. Gli aspetti fiscali e previdenziali vanno sottoposti al proprio commercialista.
